Guía de organizadores
Cómo publicar tu agenda de clases en JOUNA, gestionar reservas y tu equipo, cobrar tus payouts y definir tu propia política de cancelación por clase.
Cómo está armado JOUNA — actividades, clases y recurrencia
Antes de publicar algo, conviene entender los tres conceptos que usa el sistema por debajo — te van a ahorrar confusiones más adelante:
- Actividad: es la plantilla reusable. Tiene el título, la descripción, el deporte, el nivel (principiante / intermedio / avanzado / todos), una duración por defecto y las fotos. No tiene fecha, ni cupo, ni precio — eso vive en cada clase concreta.
- Sesión (lo que en la app se llama “clase”): es una instancia agendada real de una actividad — fecha y hora (con su zona horaria), lugar, cupo, precio y moneda, y una política de cancelación asignada obligatoriamente. Cada clase tiene un estado: borrador, publicada, completada o cancelada.
- Regla de recurrencia: si das de alta una regla (por ejemplo, “todos los martes a las 19hs”), el sistema genera las clases automáticamente hacia adelante, en una ventana rodante de 12 semanas. Corre por un proceso automático los lunes a la madrugada (hora UTC), así que si creás la regla hoy, la primera tanda de clases se genera al toque para que la veas reflejada enseguida, y el resto se va completando semana a semana.
A favor: no tenés que crear cada clase recurrente a mano — definís el patrón una vez y el sistema se encarga de mantener siempre unas 12 semanas de agenda hacia adelante.
Un detalle importante: si la regla tiene “publicación automática” activada, las clases nacen ya publicadas (necesitan sí o sí una persona de contacto asignada). Si no, nacen como borrador y las tenés que publicar vos a mano.
Publicar tu primera clase
Cualquier persona que sea miembro de tu organización (sin importar el rol) puede crear actividades y clases nuevas — al crear una clase, quedás automáticamente asignado a ella. Para editar, publicar o completar una clase después de creada, owner y admin pueden hacerlo con cualquier clase de la organización; alguien del staff solo puede hacerlo con las clases a las que está asignado (ver “Roles del equipo”). Para editar o borrar una actividad (la plantilla, no una clase puntual), hace falta ser owner o admin.
Una clase se puede editar mientras está en borrador o publicada; una vez completada o cancelada queda fija, ya no se edita.
Para publicar una clase (pasarla de borrador a publicada, visible para el público), es obligatorio tener asignada una persona de contacto para esa clase. Si intentás publicar sin eso, el sistema te lo va a rechazar explícitamente en vez de dejarte publicar algo incompleto.
A favor: esta validación evita que una clase quede publicada y visible sin que haya alguien identificado como responsable de atender dudas o imprevistos ese día.
Editar, duplicar y gestionar tu clase día a día
Cada clase tiene su propio panel de gestión — es donde vivís el día a día de esa clase puntual: cupos, acciones disponibles según el estado (publicar, editar, cancelar, ver la página pública), el listado de gente anotada, y el reporte de la clase (ver “Tomar asistencia y ver el reporte”).
Desde ahí podés:
- Editar la clase (mientras esté en borrador o publicada).
- Duplicar la clase — crea una clase nueva a partir de esta, en cualquier momento, sin importar el estado de la original. Útil para repetir una clase similar sin volver a cargar todo desde cero.
- Cancelar la clase completa (solo si sos owner — ver “Cancelar una clase”).
Desde el dashboard, tocar una clase te lleva directo a su panel de gestión. Cada fila también tiene un botón de acciones rápidas (publicar ahora, duplicar, ir a gestionar) para no tener que entrar al detalle si solo querés una acción rápida — cancelar a propósito no está ahí, queda adentro del panel de gestión, donde también ves cuánta gente tiene anotada antes de decidir.
El dashboard además resalta con una franja de “atención” las clases que probablemente necesiten que hagas algo: borradores sin publicar, clases por llenarse o por vaciarse pronto, y clases cuyo registro de asistencia quedó sin terminar.
Cupos y capacidad
Al crear una clase definís un cupo (o la dejás sin límite, si no querés restringir cuánta gente se anota). Mientras haya lugar, la gente se puede anotar; apenas se llena, el sistema deja de aceptar reservas nuevas para esa clase automáticamente — no hay riesgo de que se sobrevenda por una condición de carrera, porque el chequeo de cupo y el descuento se hacen juntos, de forma atómica.
Tampoco podés bajar el cupo de una clase por debajo de la cantidad de gente que ya tiene reserva activa — si lo intentás, el sistema te lo rechaza y te dice cuántos asientos ya están ocupados, en vez de dejarte crear una clase con más gente anotada que lugares disponibles.
A favor: esto evita el error clásico de editar el cupo a la baja sin darte cuenta de que ya tenías más gente anotada — JOUNA no te deja pisarte solo/a.
Importante: JOUNA no tiene lista de espera. Si tu clase está llena, la única opción para alguien nuevo es esperar a que se libere un lugar (por una cancelación) o buscar otro horario.
Ver quién se anotó a tu clase
Esto ya no es una limitación: desde el panel de gestión de cada clase tenés el listado completo de gente anotada — nombre, estado de la reserva, cuándo se anotó, y si está marcada como “asistió” / “no asistió”. Cualquier miembro con acceso a esa clase lo puede ver (owner y admin siempre; alguien del staff, solo si está asignado a esa clase puntual — ver “Roles del equipo”).
A favor: lo que antes era un agujero real del producto — no poder ver quién se anotó — ya está resuelto. El roster se ve completo, por clase, sin tener que inferir nada desde métricas agregadas.
Un detalle de privacidad, no un bug: el listado no muestra el email de cada persona anotada, solo su nombre — no hay forma de contactarla directamente desde ahí. Y si sos staff, el monto pagado por cada reserva se oculta del roster (ver "Roles del equipo" para el detalle completo de qué le esconde JOUNA a cada rol).
Tu panel de organizador (dashboard) sigue mostrando las clases agrupadas en pestañas (Próximas, Borradores, Pasadas) con un contador de ocupación por clase — pero ahora tocar una fila te lleva directo al panel de gestión de esa clase, no a una vista pública genérica.
Reembolsar una reserva puntual
Si sos owner, cada fila del listado tiene un botón para reembolsar esa reserva en particular — útil para un caso que la política de cancelación de la clase no contempla (ver “Políticas de cancelación”). Elegís el monto (no podés pasarte de lo que le queda disponible a esa reserva) y podés agregar un motivo. La fila muestra cuánto ya se reembolsó, si corresponde. Admin y staff no ven este botón.
Tomar asistencia y ver el reporte de tu clase
Una vez que la clase arrancó, podés marcar a cada persona del roster como “asistió” o “no asistió” desde el teléfono, directamente en el panel de gestión de esa clase. Es un toque por persona, no hay que hacer swipe ni nada más elaborado.
Importante — qué NO hace esta marca: tomar asistencia es puramente informativo para vos. No cambia el estado de la reserva, no dispara ningún reembolso automático, y no le bloquea a esa persona dejar una reseña — pagó la clase, así que puede calificarla la haya tomado o no.
El reporte de la clase
El panel de gestión también te muestra una tarjeta de reporte que cambia según el momento:
- Antes de la clase: porcentaje de ocupación, cupos tomados, cómo vinieron entrando las reservas día a día, e ingresos reservados hasta ahora (esto último no lo ve el staff).
- Después de la clase: porcentaje de asistencia real (o un aviso si todavía no terminaste de tomar lista), ingresos generados, y el rating promedio con la cantidad de reseñas recibidas.
- Si la clase se canceló: cuánto se reembolsó en total.
Una clase todavía en borrador no muestra nada de esto — tiene sentido solo una vez publicada.
Cancelar una clase
Cancelar la clase completa ya cascadea sola: cancela y resuelve automáticamente (reembolso o crédito, según corresponda) todas las reservas activas que tenía, aplicando la política de cancelación asignada a esa clase puntual (ver “Políticas de cancelación”) — la misma se usa sin distinción entre que cancele el organizador o el propio asistente. A todos los que tenían reserva confirmada les llega la notificación de cancelación automáticamente.
A favor: ya no hace falta cancelar la clase y después cancelar las reservas a mano por separado — es una sola acción y el sistema se encarga de todo el reembolso en cascada.
Solo el owner puede cancelar. Ni un admin ni alguien del staff pueden cancelar una clase completa — es la única acción que quedó reservada exclusivamente al dueño de la organización.
Si solo querés reembolsar sin bajar la clase
Existe además una acción separada — “cancelar todas las reservas” — que resuelve a todo el mundo con la misma política de esa clase, pero sin cancelar ni despublicar la clase (sigue visible y se puede seguir reservando). Es para el caso puntual de “vacié la clase a propósito pero el horario sigue en pie”, no el camino habitual — para dar de baja la clase, usá “Cancelar clase”.
Políticas de cancelación
No estás atado a una sola regla de reembolso para todas tus clases. Podés crear tantas políticas de cancelación como quieras y elegir cuál aplica a cada clase en particular — una clase de prueba gratuita, un retiro de fin de semana y una clase semanal recurrente pueden tener cada una su propia política.
Cómo se arma una política
Cada política tiene uno o varios tramos: a partir de cuántas horas antes de la clase, qué recibe quien cancela (nada, crédito, o dinero) y qué porcentaje. Para armar una rápido, tenés plantillas listas:
- Sin reembolso + crédito y Crédito: un solo tramo — quien cancela antes de la ventana que vos definís recibe 100% en crédito.
- Reembolso por ventana: hasta 4 tramos, cada uno con su propia ventana y porcentaje, siempre en dinero (por ejemplo: 100% hasta 48hs antes, 50% hasta 24hs antes, nada después).
- Personalizada: como la anterior, pero elegís vos el tipo de compensación de cada tramo (nada, crédito o dinero) — hasta 4 tramos.
También existe Sin reembolso, la política global de la plataforma (0% siempre) — no se edita ni se borra, y es la que usa automáticamente cualquier clase gratuita.
A favor: antes de guardar, ves una vista previa de cómo queda descripta la política con los tramos que armaste.
Cuál política usa cada clase
Definís una política como predeterminada para tu organización, y esa es la que se pre-selecciona cada vez que se publica una clase paga nueva. Owner y admin pueden cambiarla por cualquier otra de tus políticas (o crear una al vuelo) para esa clase puntual, desde el mismo formulario de creación. Cualquier miembro del equipo puede crear clases (ver “Roles del equipo”), pero si es staff, al elegir política solo ve dos opciones para esa clase: la predeterminada de tu organización, o “Sin reembolso” — no el resto de tu librería.
Editar y borrar
Solo owner y admin pueden crear, editar o administrar políticas — staff no tiene acceso a esta sección. Podés editar una política libremente mientras ninguna clase la esté usando todavía. Una vez que alguna clase ya la tiene asignada, editarla no cambia esa versión: crea una versión nueva (la vieja queda marcada como anterior) — así una clase que ya está publicada y reservada no cambia sus condiciones debajo de quienes ya se anotaron. Por la misma razón, no podés borrar una política que ya esté en uso.
Importante: la descripción que ven los asistentes en la pantalla de la clase se genera sola a partir de los tramos de la política — si cambiás los tramos, el texto que ven se actualiza solo, no hay que tocar nada aparte. Hoy esa descripción se arma en inglés. El campo de descripción que vos escribís al crear la política es una nota privada tuya, para identificarla en tu propia lista — no es lo que se le muestra a quien reserva.
Reembolsar manualmente una reserva puntual
Además de lo que resuelve la política automáticamente, el owner puede reembolsar manualmente una reserva individual desde el listado de gente anotada a la clase (ver “Ver quién se anotó a tu clase”) — por ejemplo, para un caso puntual que la política no cubre. Podés elegir el monto (hasta lo que le quede disponible a esa reserva) y agregar un motivo opcional. Admin y staff no tienen esta acción disponible.
El crédito que les debés a tus asistentes
Cuando tus políticas dan crédito en vez de dinero, ese crédito se acumula como algo que le debés a cada persona. Desde tu panel de pagos podés ver el total de “Crédito pendiente” — cuánto les debés en total a tus asistentes por las cancelaciones de tus clases, agrupado por moneda.
Importante: qué políticas de cancelación están disponibles, y cómo se aplican, puede variar según tu país, tu organización o el tipo de evento, de acuerdo a la configuración vigente y a la regulación que corresponda en cada caso. Guiate siempre por lo que te muestra la app al crear o editar una clase — no por los ejemplos de esta guía.
Comisión de la plataforma
JOUNA cobra una comisión sobre cada reserva paga, que varía según el plan de tu organización y el mercado (moneda) en el que operás. Ese porcentaje se calcula y se guarda en el momento en que se hace la reserva — si más adelante cambia la regla general, las reservas ya hechas no se ven afectadas retroactivamente.
A favor: lo que acordaste en el momento de cada reserva queda fijo para esa reserva. Un cambio de comisión a futuro nunca te reduce (ni te aumenta) lo pactado en reservas que ya se hicieron.
Importante: todas las organizaciones pagan 0% de comisión, sin excepción.
Cobrar tus reservas (payouts)
Para recibir el dinero de tus clases pagas, tu organización tiene que completar un onboarding de Stripe Connect Express. El estado de tu cuenta de cobros puede ser:
- No conectada: todavía no arrancaste el proceso.
- Pendiente: ya generaste el link de onboarding pero Stripe todavía no habilitó los pagos hacia tu cuenta (falta terminar de cargar datos del lado de Stripe).
- Activa: Stripe ya habilitó los payouts hacia tu cuenta.
Solo quien tiene rol de owner puede generar el link de onboarding; owner y admin pueden consultar el estado de la cuenta y el historial de payouts.
Desde el mismo panel también ves tu “Crédito pendiente” — cuánto les debés en total a tus asistentes por crédito emitido en cancelaciones (ver “Políticas de cancelación”), agrupado por moneda.
Importante: el alta de Stripe Connect solo está disponible para organizaciones en España. Los payouts por Stripe solo cubren clases cobradas en euros, dólares o libras — las clases cobradas en pesos argentinos (vía Mercado Pago) no tienen cobro de payouts disponible.
Roles del equipo
Una organización puede tener varios miembros, cada uno con un rol: owner (dueño/a), admin o staff. Quien crea la organización queda automáticamente como owner.
| Acción | Owner | Admin | Staff |
|---|---|---|---|
| Crear una clase (queda auto-asignado a ella) | Sí | Sí | Sí |
| Editar / publicar / completar una clase | Sí, cualquiera | Sí, cualquiera | Solo si está asignado a esa clase |
| Listar las clases de la organización | Todas | Todas | Solo las que tiene asignadas |
| Ver quién se anotó y tomar asistencia | Sí | Sí | Solo si está asignado a esa clase |
| Ver plata de una clase o de la organización | Sí | Sí | No (ni montos por reserva, ni facturación) |
| Ver conteos operativos (reservas, ocupación) | Sí | Sí | Sí |
| Cancelar una clase / reembolso masivo | Sí | No | No |
| Asignar staff a una clase concreta | Sí | Sí | No |
| Ver el equipo (lista de miembros) | Sí | Sí | No |
| Invitar, cambiar rol o sacar a un miembro | Sí | No | No |
| Editar perfil de la organización / logo | Sí | Sí | No |
| Onboarding de payouts (Stripe Connect) | Sí | No | No |
| Ver estado e historial de payouts | Sí | Sí | No |
| Borrar la organización | Sí | No | No |
| Dejar la organización | Sí, si no es el único owner | Sí | Sí |
A favor: el corte de "quién ve plata" es consistente en toda la app — si sos staff, nunca ves un monto de facturación ni de una reserva puntual, ni en el roster ni en las métricas. No es que se oculte en una pantalla y se filtre en otra.
Un rol de staff está asignado a clases concretas, no a toda la organización
Owner y admin ven y gestionan todas las clases de la organización. Alguien del staff, en cambio, solo tiene acceso a las clases donde está explícitamente asignado — ni el dashboard, ni la lista de clases, ni el roster de una clase le van a mostrar nada fuera de eso. Owner y admin pueden asignar (o reasignar) staff a una clase puntual desde su gestión; también se puede elegir a quién asignar en el momento de crear la clase, si la organización tiene más de una persona.
Si alguien del staff no tiene ninguna clase asignada todavía, su dashboard se lo dice explícitamente en vez de mostrar una lista vacía sin explicación.
Cada quien ve, arriba de su dashboard, un indicador claro de con qué rol está entrando en ese momento — útil si sos miembro de más de una organización con roles distintos en cada una.
Cómo se suma gente nueva
Solo el owner puede invitar. La invitación queda pendiente por 7 días; si la volvés a mandar antes de que expire, se renueva en vez de crear una duplicada. La respuesta que ves al invitar es siempre la misma exista o no una cuenta con ese email — JOUNA no te confirma ni te desmiente si esa persona ya está en la plataforma, por seguridad.
La persona invitada ve la invitación pendiente dentro de la app (con un aviso destacado) y también le llega un email con quién la invita, a qué rol, y hasta cuándo es válida. Ese email se manda en el idioma de quien invita, no en el de la persona invitada — todavía no hay forma de saberlo hasta que acepta y tiene cuenta.
Salir del equipo, y qué pasa con el último owner
Cualquiera puede dejar la organización (incluido el owner, salvo que sea el único). JOUNA nunca deja una organización sin owner: si sos el único, no te podés sacar a vos mismo ni degradarte, y tampoco te puede sacar nadie más — primero hay que nombrar a otra persona owner. Si alguien del staff deja el equipo, las clases que tenía asignadas simplemente quedan sin asignar a esa persona; nada de su historial (asistencia tomada, ser contacto de una clase pasada) se borra.
Reportes, moderación y suspensión de cuentas
Los usuarios pueden reportar tu organización o una clase puntual (motivos: spam, contenido inapropiado, acoso, fraude, un problema de seguridad, u otro). Esos reportes los revisa el equipo de JOUNA; no recibís un aviso automático cuando te reportan.
Si tu cuenta personal queda suspendida por el equipo de JOUNA, perdés acceso a todo lo asociado a esa cuenta — incluyendo la gestión de cualquier organización de la que seas miembro, porque la suspensión es sobre la cuenta, no sobre un rol específico. Esto significa que si sos el único owner de tu organización y te suspenden, nadie de tu equipo va a poder hacer las acciones que son exclusivas de owner (invitar gente, cambiar roles, generar el link de payouts) hasta que se resuelva la suspensión.
Cómo protegemos tu organización y tu plata
- Cada permiso se valida del lado del servidor, no solo en la pantalla. Que solo el owner pueda cancelar una clase, o que el staff nunca vea montos de facturación, no se puede saltear pidiendo el dato por otro lado.
- Tus datos de pago no pasan por nuestros servidores. El cobro de cada clase lo procesa directamente Stripe o Mercado Pago; JOUNA nunca ve ni guarda números de tarjeta.
- Las acciones sensibles tienen límites automáticos de intentos (invitar gente, generar links de payouts, etc.) para frenar abuso automatizado.
- Los errores se monitorean activamente, no dependemos de que alguien nos avise.
Nos reservamos el derecho de evaluar y actuar sobre cuentas u organizaciones cuyo uso dispare alertas de seguridad, o que parezcan un intento de desestabilizar o comprometer la plataforma — el mismo mecanismo de suspensión explicado arriba, aplicado con el mismo criterio a cualquier cuenta, sea usuario u organizador.